【騒音問題その① 騒音トラブル・クレーム初期対応】賃貸管理にちょっと役立つ情報③
コロナ禍でダントツで増えたお問い合わせは…
『騒音』です。
『騒音』は、
不快に感じる音量・程度・頻度・音の性質…
これが人によって感じ方が異なることが対処方法も悩む原因のひとつですね。
今日は騒音のお問い合わせで、
比較的初期段階でのヒアリングポイントをご紹介します。
入居者「隣の人がうるさくて連絡しました」
オーナー様もしくは管理会社（以下管理）
「そうなんですね。どんな音ですか？」
入居者「もの音です。ドタドタうるさいです。注意して欲しいです。」
管理 「わかりました。まずはどこの号室からお問い合わせが入ったかは伏せて、お手紙で注意します」
こんなやりとりありそうですね💡
(・Д・)ノチョット待ってクダサイ！！！
まず、騒音は隣の部屋かどうかは確実ではないケースもあります。
なぜ隣の部屋だと思うのか？も、詳しくヒアリングする必要があります。
また、建物は斜め、上、横…と音は伝わるので、私はほかのお部屋の住民の方にもヒアリングしています。
そして、ほかの住民の方へのヒアリング・注意文書を作成する時に、1番重要な内容があります💡
それは
「〇月〇日の何時頃」の出来事で、
具体的にどのような音なのかです。
特に「〇月〇日の何時頃」が非常に大事です。
「〇月〇日の何時頃」
「部屋を行き来する様な足音、扉の開閉音」
がすると相談が寄せられたと、伝えることができれば、
「〇日の何時頃、ちょうど帰ってきてバタバタやってたな…あ。自分かも。」
と思ってもらえる可能性もグッと高くなります。
また、騒音について相談をしてきた入居者様には、必ずいつの何時頃にどんな音がしたのかを記録していただく様にお話しています。
「〇月〇日の何時頃」
このキーワードだけで、騒音問題が解決したりするので、
聞き忘れてるなーという方はぜひ「〇月〇日の何時頃」・「具体的にどのような音か」を忘れずに確認し、騒音対策に役立てて頂ければと思います☺️
ほんの少しのことで、
何かが変わることもあるので、
賃貸管理は面白いです💓
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（入居者様、契約者様からのご相談も承ります。）
【仮の申込みを見極める。無駄に物件募集を止めない。】賃貸管理業務ブログ⑫
申込時に契約者等に申込み確認の連絡はしていますか？？
最近は、保証会社を利用することがほとんどなので、
申込時に申込み確認の連絡を契約者等にしていない管理会社も多いと聞きます。
しかし、申込み確認の連絡をすることは、キャンセルを防ぐ・仮の申込みを早期に見極めるためにも大切だと考えています。
また、物件によっては特殊な設備がついていたり、予め確実にお伝えしておいた方が良いことも申込みの段階でしっかりご理解頂ければ、入居後のトラブル防止にもなります。
（申込書をもらった段階で、見極めるポイントもまた別の機会に書きたいと思います）
そもそも確認をすることをお伝えし、電話番号もお伝えした上で、連絡をしてもお出にならない方もいらっしゃいます。。。
私流ですが、申込確認するのは下記の項目です。
- 申込物件の確認（名称・号室・賃料等の契約条件）
- 契約開始希望日
- 引越理由
- 緊急連絡先に引越・緊急連絡先になってもらうことの承諾をもらっているか
- 申込から契約までの簡単な流れとスケジュール感
- （物件によってお伝えすべき事項）
⚠申込確認時は、仲介さんにも申込確認をすることをお伝えしています。
仲介さんが説明すべきことには触れませんし、聞かれても仲介さんに確認してほしい とお伝えします。
確認するときのPOINTは、
「申込みは契約前提で行うもの」・「契約締結に向けて動き出している」ということを
認識して頂くことを意識します。
また、入居後の管理運営のこと・契約時のトラブルを防ぐことも念頭に入れてお話します。
例えば、4番 「緊急連絡先に引越・緊急連絡先になってもらうことの承諾をもらっているか」を確認するのは、初めての一人暮らしの方や学生の方は親御様の同意が得られていないとお話が進まない場合があります。物件の設備や立地、賃料などについて、反対が出る場合もありますし、そもそも一人暮らしすることの同意を得られない場合も結構あります。
また、契約条件に対して、入居者様の認識とこちら側の認識にズレがある場合もあります。そういったこともこの段階で解消します。
長く物件の入居者募集を停止しておくことは、リスクです。
たとえ募集を継続していても、1番手の申込みがある場合は、
よっぽどの人気物件でない限りは、機会損失につながることは間違いないです。
そういった期間を最小限に留めるべく、申込みが入ったらなるべく早い段階で、
申込み確認をすることが有効です。
大切な資産をお貸し出しするのですから、雰囲気だけでも契約予定者様のことを知っておくことも大切だと考えています💡
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【ゴミ屋敷にさせないためにできること】賃貸管理業務ブログ⑪
世間でゴミ屋敷・汚部屋と呼ばれるお部屋を
２室お預かりしています。
しかし、片方は…
なんと！！ゴミ屋敷ではなくなりました✨
（もう片方はまたいつか…書きたいと思います）
どのように処理したのか…
「思い切ってありのままを入居者や契約関係者に連絡する」です（笑）
入居開始して一年程経ったお部屋のお話です。
あるとき巡回に行った際に、
窓から見えるお部屋の様子が、
ゴミが溜まってる？なんだか窓ガラスも曇ってきている？と、気になりました。。
そこから10日後に再度物件の様子を見にいくと、
窓からでもぎっしりゴミが溜まっているのが見えました。
前回には無かった生ゴミのような臭いもしています。。
不在のようなので、すぐに入居者様に連絡。
電話に出ません。
翌日も数回電話をし、ショートメールを送りましたが、返事もありません。。
（送信した内容は「異臭がするので、安否確認をしたい」と送りました）
室内で倒れている可能性もゼロではないので、
連帯保証人の親御様に連絡をとり、事情を話しました。
すると翌日に入居者様から
『業者に頼んで清掃します。申し訳ありません』と連絡が入り、
（その際に、入居者様には「異臭がするから、外から窓を見たら、ゴミが溢れていたこと・窓の外から確認したことの謝罪・善管注意義務」の話をしました）
そこから二日かけて、室内清掃まで行ってくれました。
これからは、協力しあって、少し溜まり始めたな…という段階で解消しようという話になりました。
今後は定期で入居者様とも連絡をとり、
必要があれば連帯保証人様にも連携を取り、
なるべくこの状態を維持していこうと考えています。
このようなケースは、
原状回復でトラブルにしない為にも、
入居期間中から室内の状況を把握し、
契約期間中から契約者様にも認識して頂くことも大切です。
そして…今回も
結局、行き着くところは、『人間関係』だと
改めて感じました。
『〇〇さーん』と連絡を頂ける、
こちらから連絡したら『〇〇さん』だと認識して頂ける。
入居者様からも些細な連絡もしやすい存在でいることは非常に大切ですね。
不具合が発生した場合も、早期に発見し速やかに処理ができますし、建物や管理についても不満になる前に吸い上げることができます。
長くお住まい頂くことにも繋がりますね🎀
これからも、様々なコミュニケーションツールを活用して、積極的にコミュニケーションをとっていきたいです🌟
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【入居者様のお顔を知っていますか？契約時の本人確認書類について】賃貸管理業務ブログ⑩
入居者様のお顔を知っていますか？
私は、契約時に必ず『入居者様の顔写真付きの身分証のカラーコピー・顔写真付きの身分証がない場合は顔写真』を頂きます。
（契約者と入居者が別の場合は双方）
理由は、二つあります。
1.本人確認の為
2.火災等発生時の安否確認を速やかに行う為
本人確認としては、
どんな方が住んでいるのか
入居時の申し出と同じ方がお住まいなのか
をきちんと把握し、賃貸管理を円滑に遂行する為です。
また物件に防犯カメラの設置がある場合は、ゴミのマナーを守らない入居者の特定などもしやすくなります。
（⚠️この場合、防犯カメラがあること、撮影・録画していること、ゴミのマナーが悪い場合は防犯カメラで特定し注意することをきちんと事前にお伝えし、承諾をとります。）
オーナー様としても、どんな方がお部屋を使うのか、お顔まで見えていた方が安心して貸し出せるのではないかと思います💡
契約時に『顔写真付きの身分証または顔写真』を取得しているか、
ぜひ確認してみて頂ければと思います👀
もし、『取得しづらい』ことが原因で取得されていないのでしたら、
【火災などの緊急時の安否確認のために必要】とご説明すると、嫌がらずに提出して頂きやすくなります。
このような小さな工夫が、後々の賃貸管理にとって
良い結果となるので、今後も模索していきます💓✨
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【物件を守る。漏水事故が起きるリスクを減らすためにできること】賃貸管理にちょっと役立つ情報②
突然ですが…
ご所有物件・管理物件の蛇口は
シングルレバー混合栓ですか？
ひとつのレバーを上げ下げして水を出したり、このレバーひとつで、お湯や水に切り替えることもできる水栓のことです。
こんな形の水栓がキッチンや洗面台についていたら、次に確認することは…
お水やお湯がレバーを下げた時にでる仕組みかどうか
です。
《下げると水が出る》
このような仕組みのものだったら、
要注意です！！
※雑な矢印でスミマセン
こんなコントのような話があったんです。。
先日、関東で起きた最大震度5の地震の日です。
下げると水が出る仕組みの水栓がキッチンについているお部屋がありました。
水栓の上の壁に小鍋をかけていたそうです。
地震で小鍋が落下し、水栓レバーを押し下げ、
水が出て…
更に…落下した小鍋が排水口を塞いでしまっていたそうです。
更に更に…入居者さんは不在で、
帰宅するまでずっと水は流れっぱなし…💦
ことが起きたのは5階。
1階まで落水する被害を出す大事故となったそうです。漏水事故って恐ろしいですね。
考えただけでゾッとしますね。。
しかも、賃貸住宅だと地震保険には加入していない方も多いです。
今回は『地震による事故』なので、
入居者様の保険の適用はできないそうです。。
地震だけでなくても、水栓レバーが事故や不注意で下がり、
そのまま水が流れっぱなしになり、
漏水事故につながることは、起こり得ると思います。
建物を守るため、トラブル回避のためにも、
水栓がどんな仕様か確認をしてみて頂ければと思います🌱
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【空室対策⭐︎早期満室のための仲介業者様との関係】賃貸管理業務ブログ⑨
都内の単身用マンションのリーシングが苦戦していますが、有難いことに先週から先週末にかけてかなりのお申し込みを頂くことができました。
なんとお申込みしてくださったのは、
リピート営業マンさんが8割です！
頭が上がりません。
この市況なのに、営業マンさんの営業力には感服です。
（ちなみに単身用、ワンルーム、7-8万円という価格帯、今は1番募集中の物件が多い層です。）
一日も早く入居者様を決めるためには、
戦略や宣伝、物件のチカラや条件はもちろんとても大切です。
それにもう一つ
仲介業者様との関係性です。
特に営業マンさんとの関係性の構築です。
※必殺技に値するくらいの威力です。
これはとても大切な空室対策のひとつです。
自社に仲介部門がない管理会社にとっては、
仲介業者様がお客様でもあり、
なくてはならない存在です。
人間関係ができてくると、
優先的にご紹介して頂けたり、
リピーターになってくださったり、
店舗移動してもお付き合いして頂けたりします。
でも、お願いするばかりではダメです。
ウマミがあるかどうか…
仲介業者さまにとってのメリットの提示が非常に大切になります。
営業マンさんがどんなお客様を持っているのか
どんなことがネックなのか
どうあれば申込みをとりやすいのか
などなど、世間話をしながら、ニーズを知ることを強く意識しています。
その上で事前に準備もしておきます。
（せっかく申し込みを頂いたのに話を進められないんじゃどうしようもないですからね…）
また、広告宣伝費など売上に直結するもの以外にも、『いかに仲介業者様の手間をなくすか』
『仲介業者様が申込みから契約成立までの流れをやりやすいと思えるか』も意識しています。
類似物件や類似条件の中でも、プッシュして頂ける理由を増やすことが大切です。
・ニーズを知ること
・メリットを提示すること
（こちらからgiveする）
・感謝の気持ちを心から持つ
この三つを意識しています。
ですが、、これらはものすごく難易度が高く、日々試行錯誤しています。
特にニーズを知る・見極めることは、
本当に難しか思います💦勉強し続けます💪
これは全てのお仕事に通じることなのかもしれませんね✨
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【長く住んで頂くための賃貸管理①】賃貸管理業務ブログ⑧
賃貸管理のお仕事の中で、大切なものの一つだと考えていることがあります。
それは…『入居者様（契約者様）とのコミュニケーションをしっかり取り、
人間関係を構築すること』です。
常に満室で、長く住んで頂けること
それを実現するためには、入居者様とのコミュニケーションは欠かせません。
退去となった場合、お住い頂いた期間によっては、原状回復費用の負担が大きくなる・市況や築年数の経過により賃料を下げることの検討・空室期間のロスなど、デメリットがあります。
長く、安定した賃料でお住まい頂ければ良いですよね🏠
入居者様とのコミュニケーションがしっかり取れていると、
こちらの味方になってくださる場合もあります。
毎日、物件を確認しに行くことはできません。
でも、なにか起きたらリアルタイムで情報がほしい。
そんなときも入居者様とコミュニケーションが取れていると、
すぐに連絡をくださるミカタの入居者様になってくださることもあるのです！！！
私は大体決まった周期、決まった曜日に巡回に行くのですが、
その時期までご存知だったりします（笑）
なにか起きたときに即発見、即対応ができるので、私は非常に助かっています🌟
本当に、本当に有り難いです。
その他にも、初めての一人暮らしの方はライフラインの契約や設備の使用方法、
ゴミの出し方など、初めてだらけです✨
なので、どうしたらいいのか？？どうやって使うのか？？など、
質問を頂くことが多いです。
時間が許せば、設備なんかはお部屋に行って、操作しながらご説明します💡
これがきっかけで、困ったことがあると相談の連絡がきやすくなるのです。
設備不良も連絡するのが面倒・連絡して良いことなのかわからないなどの理由で、
なかなか連絡をもらえずに退去のときに発覚するケースもあります。。
しかし、連絡の取りやすい・会ったことのある人となると、
連絡のハードルが格段に下がります。
連絡手段も相手に合わせ、LINE・メール・SMS・電話など使い分けが大切です。
コミュニケーションを取ることになったきっかけは、
お部屋のお困りごとだったり、建物全体のマナーの問題だったり、
様々です。
しかし、そこでしっかり誠意のある対応をすると、ミカタになってくださる場合もあるのです。
建物の維持管理をする上で、入居者様の意見は非常に大切です。
住人だからこそわかることもたくさんあります。
建物・お部屋の維持管理をしながら、長くお住まい頂くために、
これからも入居者様とのコミュニケーションも大切にしていきます❤
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